PDF-laskujen digitointi tai automaattinen syöttäminen: Opas yrityksille 2026
Lyhyesti sanottuna (TL;DR)
Bilnex lanseeraa 5. kesäkuuta tekoälypohjaisen digitalisointiratkaisun PDF-laskujen automaattiseen syöttämiseen! PDF-ostolaskujen tietojen manuaalinen kopioiminen ja syöttäminen kirjanpitojärjestelmään on yksi kirjanpitäjän työpöydän aikaa vievimmistä toimista. Bilnexin ilmainen ratkaisu PDF-laskujen digitointiin käyttää uusimman sukupolven tekoälyä (AI), joka tunnistaa kaikki tarvittavat tiedot sekunneissa. Järjestelmä oppii korjauksistasi reaaliajassa, mikä poistaa rutiininomaisen manuaalisen työn ja tuo tiedot automaattisesti kirjanpito-ohjelmistoosi. Juuri haluamallasi tavalla.
Vaikka verkkolaskut ovat nopein tapa maksaa laskuja, jokainen yritys vastaanottaa ostolaskut edelleen PDF-muodossa. Pienen yrityksen johtajalle tai kirjanpitäjälle tämä tarkoittaa rutiininomaista ja työlästä "tietojen syöttö" -roolia: tuntikausia kuluu joka kuukausi laskunumeroiden, summien, ALV-prosenttien, pitkien IBAN-koodien ja toimittajatietojen uudelleenkirjoittamiseen.
Manuaalinen tietojen syöttö on paitsi aikaa vievää, myös taloudellisesti riskialtista. Yksikin väärä numero viitteessä tai tilinumerossa voi tarkoittaa virheellisiä maksuja, sekaannuksia toimittajien kanssa ja virheiden jahtaamiseen kuluvia tunteja.
Bilnexin tekoälypohjainen digitointilaite ottaa tämän rutiininomaisen ja vastuullisen työn kokonaan haltuunsa. Ja se on täysin ilmainen.
Miten vanhan koulukunnan digitalisaatio eroaa uuden sukupolven tekoälystä?
Perinteinen laskujen digitointi (usein yksinkertaisesti OCR-teknologia) perustuu jäykkiin pohjiin. Tämä tarkoittaa, että järjestelmälle on opetettava, että “tälle toimittajalle laskun numero on oikeassa yläkulmassa ja summa vasemmassa alakulmassa”. Jos toimittaja muuttaa laskunsa ulkoasua edes yhden senttimetrin, vanhanaikainen järjestelmä voi kaatua ja tunnistaa tiedot väärin.
Bilnexin käyttötarkoitukset tekoälyn ja koneoppimisen uusin sukupolvi. Tämä tarkoittaa, että tekoäly lukee ja ymmärtää laskun täsmälleen kuten ihminen:
- Tekoäly tunnistaa kontekstin. Hän ymmärtää, mitä “yhteensä”, “summa”, “netto” tai “ALV” tarkoittavat riippumatta siitä, missä kohtaa sivua ne on kirjoitettu.
- Tekoäly voi lukea laskuja eri kielillä.
- Tekoäly mukautuu reaaliajassa, Jos korjaat kentän tietoja, järjestelmä muistaa ne ja soveltaa näitä tietoja täysin itsenäisesti seuraavan kerran, kun se tunnistaa samalta toimittajalta tulevan laskun.
Paljonko laskujen manuaalinen syöttäminen todellisuudessa maksaa?
Olemme tottuneet ajattelemaan, että laskujen manuaalinen kirjoittaminen pankkiin tai kirjanpitoon on "ilmaista", koska teemme sen lennossa tai teetät sen kuukausittain palkatulla työntekijällämme. Laskutoimitukset kuitenkin kertovat toisenlaisen tarinan.
Jos yrityksesi vastaanottaa esimerkiksi 30 PDF-muotoista ostolaskua kuukaudessa ja jokaisen laskun manuaalinen syöttäminen, tarkistaminen ja kopioiminen pankkiin kestää keskimäärin 5–7 minuuttia, käytät kuukauden pelkästään tietojen syöttämiseen. noin 3 tuntia tuottavaa aikaa. Kerro tämä aika tuntipalkallasi tai työntekijän palkalla. Digitalisaatio tekee tämän sekunneissa, mikä tarkoittaa, että palvelu maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisten laskujen yhteydessä.
Juridinen puoli: Täyttääkö digitoitu lasku vaatimukset?
Yksi yleisimmistä yrittäjien peloista koskee paperin ja PDF-tiedostojen tuhoutumista: „"Voinko poistaa alkuperäisen PDF-laskun, kun se on syötetty järjestelmään?"“ Kyllä voit. Kirjanpitolain mukaan alkuperäiset asiakirjat on säilytettävä. 7 vuotta, mutta laki ei vaadi sinua säilyttämään niitä alkuperäisessä muodossaan. On tärkeää, että tallennettava asiakirja (digitoidussa muodossa Bilnexissä) on luettava, luotettava ja mahdollistaa tapahtuman sisällön tunnistamisen. PDF-tiedoston digitointi ja tallentaminen pilveen on täysin oikea ja turvallinen tapa säilyttää arkistoa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä PDF-laskujen digitalisoinnista
Kuinka aktivoida PDF-laskun digitointi Bilnexissä?
Bilnex-ympäristössä digitointipalvelua ei tarvitse erikseen konfiguroida, tilata tai aktivoida pitkillä sopimuksilla. Toiminto on heti kaikkien käyttäjien käytettävissä. Valitse vain vaihtoehto " Bilnex-alustan vasemmanpuoleisesta valikosta".“Digitalisointi” ja voit heti ladata ensimmäisen ostolaskusi järjestelmään.
Mitä dokumentteja voidaan digitalisoida Bilnex.io-ympäristössä?
Järjestelmä on tällä hetkellä optimoitu digitalisoimaan PDF-laskuja sekunneissa. Koska yrityksillä on paljon kuluja, jotka syntyvät liikkeellä ollessa (esim. polttoainekuitit, taksilaskut, ravintolakuitit), kehitystiimimme työskentelee aktiivisesti seuraavan päivityksen parissa - alustalle lisätään pian automaattinen tekoälyllä digitalisoitu ostokuitti ja paperipohjaiset kuitit. Nykyinen digitalisointiratkaisu tunnistaa myös kuittien tiedot, ja tulevaisuudessa lisäämme myös kuluraporttiominaisuudet kuittien jatkokäsittelyä varten.
Kuinka korkealaatuista ja tarkkaa Bilnexin digitointi on?
Älykkään tekoälyn ansiosta tiedontunnistuksen tarkkuus on erittäin korkea ensimmäisestä päivästä lähtien. Järjestelmän tärkein vahvuus on kuitenkin yrityksesi oppimiskyky. Jos järjestelmä tekee virheen toimittajan kanssa ensimmäisellä kerralla ja korjaat sen manuaalisesti, kone muistaa valintasi reaaliajassa. Kun lataat saman toimittajan PDF-laskun seuraavana kuukautena, nämä korjaukset tehdään jo automaattisesti. Mitä enemmän laskuja digitoit, sitä vähemmän sinun tarvitsee tarkistaa tietoja uudelleen.
Miten ostolaskujen digitalisointiprosessi toimii käytännössä?
Koko työnkulkua on yksinkertaistettu mahdollisimman paljon ja se koostuu kolmesta vaiheesta:
- Lataa: Voit vetää ja pudottaa toimittajalta saamasi PDF-tiedoston suoraan Bilnexin digitointi-ikkunaan.
- Automaattinen tunnistus: Tekoäly analysoi tiedoston ja täyttää kaikki pakolliset kentät (laskun numero, päivämäärät, toimittajan tiedot, summat, ALV-ryhmät, maksutiedot ja IBAN) sekunneissa.
- Vahvistus: Sinä tai kirjanpitäjäsi tarkistatte tiedot näytöllä, teette tarvittavat korjaukset ja napsautatte "Vahvista". Vahvistettu lasku näkyy välittömästi virallisessa ostolaskuluettelossasi, jonka voitte lähettää Merit Softwarelle tai viedä.
Miten digitoidut laskut välitetään kirjanpito-ohjelmistoon (ERP)?
Vahvistetut ostolaskut eivät vain jää Bilnex-ympäristöön. Jos yrityksessäsi käytetään Merit Aktiva -ohjelmistoa, tiedot siirtyvät sinne täysin automaattisesti kätevän suoran yhteytemme ansiosta – kirjanpitäjä voi nähdä ne välittömästi omassa ohjelmassaan. Jos käytät jotain muuta talousohjelmistoa, voit viedä digitoidut tiedot kätevästi Bilnexistä yleiseen virolaiseen e-lasku v1.2- tai CSV-muotoon. Jos ohjelmasi vaatii jonkin muun tietyn muodon, ilmoita siitä kehitystiimillemme osoitteessa support@bilnex.io ja löydämme ratkaisun.