PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimas arba automatinis įvedimas: vadovas įmonėms 2026 m.
Trumpai tariant (TL;DR)
Birželio 5 d. „Bilnex“ pristatys dirbtiniu intelektu pagrįstą skaitmeninimo sprendimą, skirtą automatiniam PDF sąskaitų faktūrų įvedimui! Rankinis duomenų kopijavimas iš PDF pirkimo sąskaitų faktūrų ir jų įvedimas į apskaitos sistemą yra viena daugiausiai laiko reikalaujančių veiklų buhalterio darbe. Nemokamas „Bilnex“ sprendimas PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimui naudoja naujausios kartos dirbtinį intelektą (DI), kuris per kelias sekundes identifikuoja visus reikalingus duomenis. Sistema realiuoju laiku mokosi iš jūsų pataisymų, pašalindama įprastą rankinį darbą ir automatiškai importuodama duomenis į jūsų apskaitos programinę įrangą. Būtent taip, kaip norite.
Nors elektroninės sąskaitos yra greičiausias būdas apmokėti sąskaitas faktūras, kiekviena įmonė vis dar gauna pirkimo sąskaitas faktūras PDF formatu. Mažos įmonės vadovui ar buhalteriui tai reiškia įprastą ir varginantį “duomenų įvedimo” vaidmenį: kiekvieną mėnesį valandos praleidžiamos pervedant sąskaitų faktūrų numerius, sumas, PVM procentus, ilguosius IBAN kodus ir tiekėjų duomenis.
Rankinis duomenų įvedimas yra ne tik daug laiko reikalaujantis, bet ir finansiškai rizikingas. Vienas neteisingas skaitmuo nuorodoje ar sąskaitos numeryje gali reikšti neteisingus mokėjimus, painiavą su tiekėjais ir valandų gaišimą ieškant klaidų.
„Bilnex“ dirbtiniu intelektu paremtas skaitmenintuvas visiškai perima šį įprastą ir atsakingą darbą. Ir jis yra visiškai nemokamas.
Kuo senosios mokyklos skaitmeninimas skiriasi nuo naujos kartos dirbtinio intelekto?
Tradicinis sąskaitų faktūrų skaitmeninimas (dažnai vadinamas tiesiog OCR technologija) pagrįstas standžiais šablonais. Tai reiškia, kad sistema turi būti išmokyta, jog “šio tiekėjo sąskaitos faktūros numeris yra viršutiniame dešiniajame kampe, o suma – apatiniame kairiajame kampe”. Jei tiekėjas pakeičia savo sąskaitos faktūros dizainą net vienu centimetru, senamadiška sistema gali sugesti ir neteisingai identifikuoti duomenis.
Bilnex naudoja naujausios kartos dirbtinis intelektas ir mašininis mokymasis. Tai reiškia, kad dirbtinis intelektas skaito ir supranta sąskaitą lygiai taip pat, kaip žmogus:
- Dirbtinis intelektas aptinka kontekstą. Jis supranta, kas yra “bendra suma”, “suma”, “be PVM” ar “PVM”, nepriklausomai nuo to, kur tai parašyta puslapyje.
- Dirbtinis intelektas gali skaityti sąskaitas faktūras skirtingomis kalbomis.
- Dirbtinis intelektas prisitaiko realiuoju laiku, Jei lauke pataisote kokią nors informaciją, sistema ją įsimena ir pritaiko šias žinias visiškai savarankiškai kitą kartą, kai identifikuoja to paties tiekėjo sąskaitą faktūrą.
Kiek iš tikrųjų kainuoja rankiniu būdu įvesti sąskaitas faktūras?
Esame įpratę manyti, kad sąskaitų faktūrų vedimas rankiniu būdu į banką ar apskaitos skyrių yra “nemokamas”, nes tai darome patys arba tai daro mūsų mėnesinis darbuotojas. Tačiau skaičiai rodo ką kita.
Jei jūsų įmonė per mėnesį gauna, pavyzdžiui, 30 PDF formato pirkimo sąskaitų faktūrų ir vidutiniškai užtrunka 5–7 minutes rankiniu būdu įvesti, patikrinti ir nukopijuoti kiekvieną sąskaitą faktūrą į banką, jūs visą mėnesį skiriate vien duomenų įvedimui. apie 3 valandas produktyvaus laiko. Padauginkite šį laiką iš savo valandinio įkainio arba darbuotojo atlyginimo. Skaitmeninimas šį darbą atlieka per kelias sekundes, o tai reiškia, kad paslauga atsiperka su pirmosiomis sąskaitomis faktūromis.
Teisinė pusė: Ar suskaitmeninta sąskaita faktūra atitinka reikalavimus?
Viena iš dažniausių verslininkų baimių yra popierinių dokumentų ir PDF failų sunaikinimas: „"Ar galiu ištrinti originalią PDF sąskaitą faktūrą, kai ji jau įvesta į sistemą?"“ Taip, galite. Pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą, originalūs dokumentai turi būti išsaugoti. 7 metai, tačiau įstatymas nereikalauja jų saugoti originalia forma. Svarbu, kad saugomas dokumentas (skaitmeninė forma „Bilnex“ sistemoje) būtų įskaitomas, patikimas ir leistų identifikuoti operacijos turinį. PDF formato skaitmeninimas ir saugojimas debesyje yra visiškai teisingas ir saugus archyvo saugojimo būdas.
Dažnai užduodami klausimai apie PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimą
Kaip aktyvuoti PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimą „Bilnex“ programoje?
“Bilnex“ aplinkoje nereikia atskirai konfigūruoti, užsakyti ar aktyvuoti skaitmeninimo paslaugos su ilgalaikėmis sutartimis. Funkcija iš karto paruošta naudoti visiems vartotojams. Tiesiog pasirinkite parinktį „Bilnex“ platformos kairiajame meniu.“Skaitmeninimas”ir galėsite iš karto įkelti savo pirmąją pirkimo sąskaitą faktūrą į sistemą.“.
Kokius dokumentus galima skaitmeninti „Bilnex.io“ aplinkoje?
Šiuo metu sistema optimizuota PDF sąskaitų faktūrų skaitmeninimui per kelias sekundes. Kadangi įmonės patiria daug išlaidų nuolat (pvz., degalų kvitai, taksi sąskaitos, restoranų kvitai), mūsų kūrimo komanda aktyviai dirba prie kito atnaujinimo – netrukus platformoje bus pridėtas automatinis dirbtinio intelekto valdomas pirkimo kvitų ir popierinių kvitų skaitmeninimas. Dabartinis skaitmeninimo sprendimas taip pat gali atpažinti informaciją iš kvitų, ateityje taip pat pridėsime išlaidų ataskaitų galimybes tolesniam kvitų apdorojimui.
Kokia „Bilnex“ skaitmeninimo kokybė ir tikslumas?
Dėl išmanaus dirbtinio intelekto duomenų atpažinimo tikslumas nuo pirmos dienos yra itin didelis. Tačiau pagrindinis sistemos privalumas yra jūsų įmonei būdingas mokymosi gebėjimas. Jei sistema pirmą kartą padaro klaidą su tiekėju ir jūs ją ištaisote rankiniu būdu, įrenginys realiuoju laiku prisimena jūsų pageidavimus. Kai kitą mėnesį įkelsite to paties tiekėjo PDF sąskaitą faktūrą, šios pataisos jau bus pritaikytos automatiškai. Kuo daugiau sąskaitų faktūrų suskaitmeninsite, tuo mažiau reikės dar kartą tikrinti duomenis.
Kaip praktiškai vyksta pirkimo sąskaitų skaitmeninimo procesas?
Visas darbo procesas buvo kiek įmanoma supaprastintas ir susideda iš trijų etapų:
- Įkelti: Iš tiekėjo gautą PDF failą galite nuvilkti tiesiai į „Bilnex“ skaitmeninimo langą.
- Automatinis aptikimas: Dirbtinis intelektas analizuoja failą ir per kelias sekundes užpildo visus privalomus laukus (sąskaitos faktūros numerį, datas, tiekėjo duomenis, sumas, PVM grupes, mokėjimo informaciją ir IBAN).
- Patvirtinimas: Jūs arba jūsų buhalteris peržiūrėsite duomenis ekrane, atliksite reikiamus pataisymus ir spustelėsite “Patvirtinti”. Patvirtinta sąskaita faktūra iš karto pasirodys jūsų oficialiame pirkimo sąskaitų faktūrų sąraše, kurį galėsite nusiųsti „Merit Software“ arba eksportuoti.
Kaip persiųsti suskaitmenintas sąskaitas faktūras į apskaitos programinę įrangą (ERP)?
Patvirtintos pirkimo sąskaitos faktūros nelieka tiesiog „Bilnex“ aplinkoje. Jei jūsų įmonė naudoja „Merit Aktiva“ programinę įrangą, duomenys ten perkeliami visiškai automatiškai dėl patogaus tiesioginio ryšio – buhalteris gali juos iš karto matyti savo programoje. Jei naudojate kitą verslo programinę įrangą, galite patogiai eksportuoti suskaitmenintus duomenis iš „Bilnex“ universaliu Estijos e. sąskaitos faktūros v1.2 arba CSV formatu. Jei jūsų programai reikalingas koks nors kitas specifinis formatas, praneškite mūsų kūrimo komandai adresu support@bilnex.io ir rasime sprendimą.