Peppol-verkkolasku ja Peppol-tunnus: Opas kansainväliseen laskutukseen
Lyhyesti sanottuna (TL;DR)
Bilnex julkaisee Peppol-verkkolaskuratkaisunsa 5. kesäkuuta! Kansainvälisen laskutuksen ei tarvitse tarkoittaa PDF-tiedostojen lähettämistä sähköpostin liitteinä ja odottamista, toimitetaanko se vai ei. Peppol-verkkolasku on maailmanlaajuinen standardi, joka vie myyntilaskusi suoraan ulkomaisen asiakkaan kirjanpito-ohjelmistoon riippumatta siitä, mitä ohjelmaa he käyttävät toisessa maassa. Bilnexissä Peppol-kanavan avaaminen tapahtuu vain muutamalla napsautuksella, ja järjestelmä luo sinulle automaattisesti virallisen Peppol-tunnuksen.
Jos yrityksesi tarjoaa palveluita tai myy tavaroita ulkomaisille kumppaneille tai jos toimittajasi sijaitsevat Euroopassa, olet varmasti törmännyt termiin Peppol. Euroopan unionin siirtyessä yhä nopeammin kohti pakollista yritysten välistä sähköistä laskutusta, Peppolista on tullut tärkein silta eri maiden rahoitusjärjestelmien välillä.
Se on turvallinen kansainvälinen verkko, joka on suunniteltu mahdollistamaan eri maiden rahoitusohjelmien tiedonvaihto ilman sähköposteja, liitteitä tai ihmisen toimia. Bilnexissä voit lähettää ja vastaanottaa Peppolin verkkolaskuja ilmaiseksi.
Mikä on Peppol-tunnus?
Peppol-verkosto ei käytä yritysten tunnistamiseen mielivaltaisia sähköpostiosoitteita, vaan virallisia tunnistekoodeja.
Peppol-tunnus on yrityksesi ainutlaatuinen digitaalinen osoite Peppol-verkossa. Se luodaan automaattisesti yrityksesi kansallisen rekisterikoodin perusteella (esim. Virossa rajapinta 0191:rekisterikoodi). Tämä koodi varmistaa, että Ranskassa, Saksassa tai Suomessa oleva asiakas voi lähettää sinulle verkkolaskun, joka päätyy erehtymättä Bilnex-tilillesi.
Miten Peppol toimii? Neljän kulman malli
Tavallisin tapa lähettää lasku sähköpostitse on "kaksikulmainen malli" – sinä lähetät sen, asiakas vastaanottaa sen. Se on epävarma ja aiheuttaa tarpeetonta manuaalista työtä. Mutta Peppol toimii. nelikulmaisessa mallissa (4-kulmainen malli), joka muistuttaa matkapuhelinoperaattoreiden toimintatapaa:
- Ensimmäinen kulma (sinä): Luot laskun Bilnexissä.
- Toinen kulma (Operaattorisi – Bilnex): Bilnex tarkistaa, että laskutiedot täyttävät kansainväliset standardit, ja lähettää ne salattuina Peppol-verkkoon.
- Kolmas kulma (asiakasoperaattori): Ulkomaisen asiakkaan verkkolaskuoperaattori vastaanottaa tiedot.
- Neljäs kulma (asiakkaasi): Lasku näkyy suoraan asiakkaan kirjanpito-ohjelmassa.
Koko prosessi on sinulle näkymätön – painat vain "Lähetä"-painiketta ja tiedot siirretään turvallisesti.
Peppol pienille yrityksille
Miksi mikro- tai pienyrityksen edes pitäisi vaivautua avaamaan Peppol-kanavaa?
- Nopeampi rahan vastaanotto: Monet suuret ulkomaiset yritykset ja valtion virastot yksinkertaisesti hylkäävät PDF-laskut tai laittavat ne pitkän odotuslistan loppuun. Peppolissa lähetetyt verkkolaskut käyvät läpi automaattisesti hyväksymiskierroksen, mikä nopeuttaa maksun vastaanottamista jopa viikolla.
- Turvallisuus ja petosten ehkäisy: Kyberrikollisten on helppo hyödyntää sähköpostitse lähetettyjä PDF-laskuja ja esimerkiksi muuttaa IBAN-tilinumeroa. Tämä on mahdotonta Peppol-verkossa, koska kaikki osapuolet validoidaan ja verkko on salattu.
- Kansainvälinen oikeudellinen yhteensopivuus: Euroopassa on maita, joissa sähköinen laskutus on jo pakollista julkisissa hankinnoissa ja yritysten välisessä liiketoiminnassa. Peppol-tunnus varmistaa, että olet luotettava ja teknisesti kypsä yhteistyökumppani ulkomaisille kumppaneille.
Usein kysytyt kysymykset: Peppol-verkkolaskujen lähettäminen ja vastaanottaminen
Kuinka avataan Peppol-e-laskukanava Bilnexissä?
Peppol-kanavan aktivointi Bilnex-ympäristössä tapahtuu vain muutamalla napsautuksella. Voit tehdä tämän suoraan työpöydältäsi tai asetusvalikosta. Järjestelmä luo yrityksellesi automaattisesti virallisen Peppol-tunnuksen. Kun kanava on aktiivinen, olet heti valmis lähettämään ja vastaanottamaan kansainvälisiä verkkolaskuja.
Minulla on jo Peppol-tunnus. Mitä seuraavaksi tapahtuu?
Peppol-tunnusta ei tällä hetkellä voi siirtää Bilnex-ympäristöön, jos se on jo aktiivinen toisen operaattorin kanssa. Avataksesi uuden kanavan Bilnexissä sinun on ensin otettava yhteyttä edelliseen palveluntarjoajaasi, pyydettävä heitä vapauttamaan (poistamaan) olemassa oleva Peppol-tunnus, minkä jälkeen voit aktivoida sen onnistuneesti Bilnex-ympäristössä.
Miten Peppol lähettää laskun asiakkaalle?
Aloita laskun luominen Bilnexissä normaalisti ja valitse muodoksi Peppol. Heti kun syötät vastaanottajan yrityksen nimen tai rekisterikoodin, Bilnex tekee automaattisesti kyselyn yleiseurooppalaisesta rekisteristä ja löytää kumppanin Peppol-verkostosta. Täytä laskurivit ja napsauta "Lähetä" - lasku saapuu asiakkaan ohjelmakoodissa ilman sähköposteja tai liitteitä.
Miten Peppolin laskut vastaanotetaan?
Kun olet avannut Peppol-kanavan Bilnexissä, vastaanotto aktivoituu automaattisesti – sinun ei tarvitse tehdä mitään lisätoimenpiteitä. Kaikki ulkomaisten toimittajien Peppol-tunnuksellesi lähettämät ostolaskut näkyvät reaaliajassa suoraan Bilnex-ostolaskululuettelossasi.