Peppol e-arve ja Peppol ID: Rahvusvahelise arveldamise juhend
Lühidalt (TL;DR)
5. juunil lansseerib Bilnex oma Peppol e-arve lahenduse! Rahvusvaheline arveldamine ei pea tähendama PDF-ide saatmist e-kirja manuses ja ootamist, kas see jõuab kohale või mitte. Peppol e-arve on globaalne standard, mis viib Sinu müügiarve otse väliskliendi raamatupidamistarkvarasse, sõltumata sellest, millist programmi nad teises riigis kasutavad. Bilnexis võtab Peppol kanali avamine aega vaid paar klikki ning süsteem genereerib Sulle automaatselt ametliku Peppol ID.
Kui Sinu ettevõte pakub teenuseid või müüb kaupa välismaistele partneritele või kui Sinu tarnijad asuvad Euroopas, oled kindlasti kokku puutunud terminiga Peppol. Kuna Euroopa Liit liigub üha kiiremini kohustusliku B2B e-arvelduse suunas, on Peppol saanud peamiseks sillaks, mis ühendab eri riikide finantssüsteeme.
Tegemist on turvalise rahvusvahelise võrgustikuga, mis on loodud selleks, et erinevate riikide finantsprogrammid saaksid omavahel andmeid vahetada ilma e-kirjade, manuste ja inimsekkumiseta. Bilnexis saad Peppol e-arveid saata ja vastu võtta tasuta.
Mis on Peppol ID?
Ettevõtete tuvastamiseks ei kasutata Peppol võrgus suvalisi e-posti aadresse, vaid ametlikke ID-koode.
Peppol ID on Sinu ettevõtte unikaalne digitaalne aadress Peppol võrgustikus. See luuakse automaatselt Sinu ettevõtte riikliku registrikoodi põhjal (nt: Eestis liides 0191:registrikood). See kood tagab, et Prantsusmaal, Saksamaal või Soomes asuv klient saab saata Sulle e-arve, mis maandub eksimatult Sinu Bilnexi kontol.
Kuidas Peppol toimib? Nelja nurga mudel
Tavaline e-kirjaga arve saatmine on “kahe nurga mudel” – Sina saadad, klient saab. See on ebaturvaline ja tekitab asjatut käsitööd. Peppol töötab aga nelja nurga mudelil (4-corner model), mis meenutab mobiilioperaatorite toimimist:
- Esimene nurk (Sina): Koostad Bilnexis arve.
- Teine nurk (Sinu operaator – Bilnex): Bilnex kontrollib, et arve andmed vastaksid rahvusvahelisele standardile, ja saadab selle krüpteeritult Peppol võrku.
- Kolmas nurk (Kliendi operaator): Välismaise kliendi e-arvete operaator võtab andmed vastu.
- Neljas nurk (Sinu klient): Arve ilmub otse kliendi raamatupidamisprogrammi.
Sinu jaoks on kogu see protsess nähtamatu – Sina vajutad lihtsalt nuppu “Saada” ja andmed liiguvad turvaliselt kohale.
Peppol väikeettevõtetele
Miks peaks üks mikro- või väikeettevõte üldse vaevuma Peppol kanalit avama?
- Raha kiirem laekumine: Paljud välismaised suurettevõtted ja riigiasutused lükkavad PDF-arved lihtsalt tagasi või panevad need pika ootejärjekorra lõppu. Peppol e-arve läheb automaatselt kinnitusringile, mis kiirendab makse laekumist kuni nädala võrra.
- Turvalisus ja pettuste vältimine: Meilitsi saadetavaid PDF-arveid on küberpätil lihtne ära kasutada ja IBAN-konto number näiteks ära muuta. Peppol võrgustikus on see välistatud, sest kõik osapooled on valideeritud ja võrk on krüpteeritud.
- Rahvusvaheline juriidiline ühilduvus: Euroopas on riike, kus riigihangetes ja B2B sektoris on e-arved juba kohustuslikud. Peppol ID omamine tagab, et oled välispartnerite jaoks usaldusväärne ja tehniliselt küps koostööpartner.
Korduvad küsimused: Peppol e-arvete saatmine ja vastuvõtmine
Kuidas avada Peppol e-arve kanal Bilnexis?
Peppol kanali aktiveerimine käib Bilnexi keskkonnas vaid paari klikiga. Seda saad teha otse oma töölaualt või seadete menüüst. Süsteem genereerib Sinu ettevõttele automaatselt ametliku Peppol ID. Kui kanal on aktiivne, oled koheselt valmis saatma ja vastu võtma rahvusvahelisi e-arveid.
Mul on juba varasemast Peppol ID olemas. Mis saab edasi?
Hetkel ei ole võimalik Bilnex keskkonda üle tuua Peppol ID-d, kui see on mõne teise operaatori juures juba aktiivne. Bilnexis uue kanali avamiseks tuleb Sul esmalt pöörduda oma eelmise teenusepakkuja poole, paluda neil olemasolev Peppol ID vabastada (kustutada) ja seejärel saad selle Bilnexi keskkonnas edukalt aktiveerida.
Kuidas käib Peppol arve saatmine kliendile?
Alusta Bilnexis arve koostamist tavapärasel viisil ja vali formaadiks Peppol. Niipea kui sisestad saaja ettevõtte nime või registrikoodi, teeb Bilnex automaatse päringu üleeuroopalisse registrisse ja otsib partneri Peppol võrgustikust üles. Täida arve read ja vajuta “Saada” – arve jõuab kliendi programmi koodina, ilma igasuguste e-kirjade ja manusteta.
Kuidas toimub Peppol arvete vastuvõtmine?
Kui oled Bilnexis Peppol kanali avanud, on vastuvõtt automaatselt aktiivne – Sa ei pea selleks tegema ühtegi lisasammu. Kõik välismaiste tarnijate poolt Sinu Peppol ID-le saadetud ostuarved ilmuvad reaalajas otse Sinu Bilnexi ostuarvete nimekirja.