E-faktura Peppol i identyfikator Peppol: Przewodnik po rozliczeniach międzynarodowych
Krótko mówiąc (TL;DR)
5 czerwca Bilnex wprowadza na rynek rozwiązanie e-faktur Peppol! Międzynarodowe fakturowanie nie musi oznaczać wysyłania plików PDF jako załączników do wiadomości e-mail i czekania na ich dostarczenie. Faktura elektroniczna Peppol to globalny standard, który przenosi fakturę sprzedaży bezpośrednio do oprogramowania księgowego zagranicznego klienta, niezależnie od tego, z jakiego programu korzysta w innym kraju. W Bilnex otwarcie kanału Peppol zajmuje zaledwie kilka kliknięć, a system automatycznie generuje dla Ciebie oficjalny identyfikator Peppol.
Jeśli Twoja firma świadczy usługi lub sprzedaje towary zagranicznym partnerom, albo Twoi dostawcy mają siedzibę w Europie, z pewnością spotkałeś się z terminem Peppol. Wraz z postępem Unii Europejskiej w kierunku obowiązkowego e-fakturowania B2B, Peppol stał się głównym mostem łączącym systemy finansowe różnych krajów.
To bezpieczna międzynarodowa sieć zaprojektowana w celu umożliwienia programom finansowym w różnych krajach wymiany danych bez e-maili, załączników i ingerencji człowieka. W Bilnex możesz bezpłatnie wysyłać i odbierać e-faktury Peppol.
Czym jest Peppol ID?
Sieć Peppol do identyfikacji firm nie wykorzystuje dowolnych adresów e-mail, lecz oficjalne kody identyfikacyjne.
Identyfikator Peppol to unikalny adres cyfrowy Twojej firmy w sieci Peppol. Jest on generowany automatycznie na podstawie krajowego kodu rejestracyjnego Twojej firmy (np. w Estonii interfejs 0191: kod rejestracyjny). Ten kod gwarantuje, że klient z Francji, Niemiec lub Finlandii będzie mógł wysłać Ci fakturę elektroniczną, która bezbłędnie trafi na Twoje konto Bilnex.
Jak działa Peppol? Model czterech rogów
Typowym sposobem wysyłania faktury e-mailem jest “model dwustronny” – Ty wysyłasz, a klient ją odbiera. Jest to niebezpieczne i wymaga niepotrzebnej pracy ręcznej. Ale Peppol działa w modelu czterokątnym (Model 4-rożny), co przypomina sposób działania operatorów sieci komórkowych:
- Pierwszy rzut rożny (Ty): Tworzysz fakturę w Bilnex.
- Drugi kąt (Twój operator – Bilnex): Bilnex sprawdza, czy dane na fakturach spełniają międzynarodowe standardy i wysyła je w postaci zaszyfrowanej do sieci Peppol.
- Trzeci róg (Operator klienta): Dane otrzymuje operator faktury elektronicznej zagranicznego klienta.
- Czwarty róg (Twój klient): Faktura pojawia się bezpośrednio w programie księgowym klienta.
Cały proces jest dla Ciebie niewidoczny – wystarczy, że klikniesz przycisk “Wyślij”, a dane zostaną bezpiecznie przesłane.
Peppol dla małych firm
Dlaczego mikro- lub małe przedsiębiorstwa powinny zawracać sobie głowę otwieraniem kanału Peppol?
- Szybsze otrzymanie pieniędzy: Wiele dużych zagranicznych firm i agencji rządowych po prostu odrzuca faktury PDF lub umieszcza je na końcu długiej listy oczekujących. E-faktury Peppol automatycznie przechodzą przez rundę akceptacji, co przyspiesza otrzymanie płatności nawet o tydzień.
- Bezpieczeństwo i zapobieganie oszustwom: Cyberprzestępcy mogą łatwo wykorzystać faktury PDF wysyłane e-mailem i na przykład zmienić numer konta IBAN. W sieci Peppol jest to niemożliwe, ponieważ wszystkie strony są weryfikowane, a sieć jest szyfrowana.
- Międzynarodowa zgodność prawna: W niektórych krajach Europy e-faktury są już obowiązkowe w zamówieniach publicznych i sektorze B2B. Posiadanie identyfikatora Peppol gwarantuje, że jesteś wiarygodnym i technicznie doświadczonym partnerem dla zagranicznych partnerów.
Najczęściej zadawane pytania: Wysyłanie i odbieranie e-faktur Peppol
Jak otworzyć kanał faktur elektronicznych Peppol w Bilnex?
Aktywacja kanału Peppol w środowisku Bilnex zajmuje zaledwie kilka kliknięć. Możesz to zrobić bezpośrednio z pulpitu lub z menu ustawień. System automatycznie generuje oficjalny identyfikator Peppol dla Twojej firmy. Po aktywacji kanału możesz od razu wysyłać i odbierać międzynarodowe e-faktury.
Mam już identyfikator Peppol. Co dalej?
Obecnie nie jest możliwe przeniesienie identyfikatora Peppol do środowiska Bilnex, jeśli jest on już aktywny u innego operatora. Aby otworzyć nowy kanał w Bilnex, należy najpierw skontaktować się z poprzednim operatorem i poprosić o zwolnienie (usunięcie) istniejącego identyfikatora Peppol, a następnie można go pomyślnie aktywować w środowisku Bilnex.
W jaki sposób Peppol wysyła fakturę do klienta?
Rozpocznij tworzenie faktury w Bilnex jak zwykle i wybierz format Peppol. Gdy tylko wpiszesz nazwę firmy odbiorcy lub kod rejestru, Bilnex automatycznie przeszuka paneuropejski rejestr i znajdzie partnera w sieci Peppol. Wypełnij pola faktury i kliknij “Wyślij” – faktura zostanie wysłana z kodem programu klienta, bez żadnych wiadomości e-mail ani załączników.
W jaki sposób otrzymywane są faktury Peppol?
Po otwarciu kanału Peppol w Bilnex, odbiór jest automatycznie aktywowany – nie musisz podejmować żadnych dodatkowych kroków. Wszystkie faktury zakupu wysłane na Twój identyfikator Peppol od zagranicznych dostawców będą pojawiać się w czasie rzeczywistym bezpośrednio na liście faktur zakupu Bilnex.