Jos yrityksesi lähettää B2B-laskuja Virossa, sovelletaan kahta eri sääntötasoa, ja se, kumpi säännöistä koskee laskuasi, riippuu yhdestä seikasta: siitä, onko myyjä ALV-rekisteröity. Jokaisen laskun on tästä statuksesta riippumatta täytettävä arvonlisäverolainsäädännössä määritellyt vähimmäisvaatimukset. Kirjanpitolaki: tapahtumapäivämäärä, selkeä kuvaus myydystä tuotteesta ja luvut (määrä, hinta, summa). Kun myyjä on rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi, arvonlisäverolain 37 § lisää kymmenen pakollista kenttää, mukaan lukien ostajan ALV-numero (heidän ALV-rekisteröintinumeronsa, rajat ylittävässä myynnissä käytettävä ALV-tunnistenumero) ja euroina ilmoitettu ALV-määrä. Viron laissa ei määrätä yhdestä virallisesta laskupohjasta; tärkeää on sisältö, ei ulkoasu tai allekirjoitus.
Mistä aloittaa: tapahtumatyypistä vai laskupohjasta?
Ennen kuin alat tarkistaa yksittäisiä kenttiä, vastaa kolmeen kysymykseen: onko myyjä ALV-velvollinen, onko ostaja yritys vai yksityishenkilö ja pysyykö kauppa Virossa vai ylittääkö se rajan? Jos myyjä ei ole ALV-velvollinen, Kirjanpitolaki Pelkkä lähdeasiakirjan vähimmäisvaatimus riittää. Kun myyjä on arvonlisäverovelvollinen, arvonlisäverolain tiukempi luettelo astuu voimaan, ja rajat ylittäviin liiketoimiin liittyy lisäksi lisähuomautuksia.
Mikä on jokaisen B2B-laskun alaraja: aika, sisältö, summa, osapuolet?
Myyjän ALV-statuksesta riippumatta jokaisen B2B-laskun on sisällettävä vähintään neljä alla olevaa asiaa kirjanpitolain 7 §: tapahtumapäivämäärä, selkeä kuvaus sen taloudellisesta sisällöstä, luvut (määrä, hinta, rahasumma) ja, jos ostaja itse on kirjanpitovelvollinen, julkisyhteisön kirjanpitovelvollinen tai ulkomainen oikeushenkilö, laskun numero sekä tiedot molempien osapuolten yksilöimiseksi.
Pakollista laskupohjaa ei ole. Allekirjoitus ei myöskään ole pakollinen kenttä, ja tämä koskee myös itselaskutusta, jossa ostaja laatii laskun myyjän sijaan. Myyjä voi vapaasti hyväksyä laskun ilman allekirjoitusta, kuten Viron vero- ja tullihallitus selittää.
Mitkä kymmenen lisäkenttää ovat voimassa, kun myyjä on ALV-rekisteröity?
Kun myyjä on rekisteröitynyt arvonlisäverovelvolliseksi, arvonlisäverolain 37 §:n 7 momentti lisää kymmenen kenttää:
- Laskun järjestysnumero ja laskun päivämäärä
- Myyjän nimi, osoite ja ALV-numero
- Ostajan nimi ja osoite
- Ostajan ALV-numero, jos verovelvollisuus siirtyy ostajalle
- Tavaran tai palvelun nimi tai kuvaus
- Tavaroiden määrä tai palvelun laajuus
- Toimitus-, palvelu- tai ennakkomaksupäivämäärä, jos se eroaa laskun päivämäärästä
- Nettohinta ja mahdolliset alennukset, jotka eivät jo sisälly hintaan
- Verotettava määrä eriteltynä alv-kannoittain ja sovellettu verokanta
- Maksettava arvonlisävero euroina
Kohdat 4 ja 7 pätevät vain, kun niiden ehto täyttyy. Ne ovat myös kaksi asiaa, jotka useimmiten jäävät laskuilta pois, vaikka niiden pitäisi olla siellä.
Milloin laskuun tarvitaan ylimääräinen veroviite tai huomautus?
Neljä tilannetta vaatii jotain vakiokenttien ulkopuolella:
- Nollaverotetut EU-tavaroiden myynnit. Kun myyt tavaroita arvonlisäverovelvolliselle ostajalle toiseen jäsenvaltioon, laskuun tarvitaan ostajan voimassa oleva arvonlisäveronumero heidän omassa maassaan. Vain voimassa oleva numero antaa sinulle oikeuden käsitellä myyntiä nollaverokannan yhteisömyyntinä. Jos et lisää sitä, liikevaihto on... ilmoitettu ja verotettu kotimaanmyyntinä sen sijaan.
- Arvonlisäveroton liikevaihto tarvitsee viittauksen arvonlisäverolakiin tai EU:n arvonlisäverodirektiiviin tai muun selkeän ja yksiselitteisen selityksen vapautuksesta.
- EU:n yritysten väliset palvelut, Esimerkiksi virolainen yritys, joka laskuttaa latvialaista asiakasta, jolla on latvialainen ALV-numero, vaatii ostajan ALV-numeron laskussa.
- Käänteinen maksu, jossa verovelvollisuus siirtyy ostajalle, edellyttää suoraa huomautusta, jossa todetaan täsmälleen, että käänteinen verovelvollisuus on voimassa.
Tarkista, että ostajan ALV-numero on todella voimassa rekisteri ennen laskun lähettämistä. Se on ainoa tapa varmistaa, että 0%-hinta pysyy voimassa.
Milloin voit lähettää yksinkertaistetun laskun, ja mikä on määräaika sellaisen lähettämiselle?
Yksinkertaistettu lasku, enintään 160 euroa ilman arvonlisäveroa, voidaan laatia vain henkilöliikennepalveluista tai kuittina pysäköintimittarista, itsepalvelupolttoainepumpusta, maksupäätteestä tai vastaavasta laitteesta. Tavallinen kaupan kuitti, mukaan lukien itsepalvelukassan kuitti, ei kelpaa. Kauppa voi aina laatia oikean ja täydellisen laskun.
Yleinen sääntö: laskun lähettäminen seitsemän kalenteripäivän kuluessa tavaroiden lähettämisestä, niiden saataville asettamisesta tai palvelun suorittamisesta. Ennakkomaksujen osalta nämä seitsemän päivää alkavat kulua maksun saapumisesta. Yhteisömyyntien ja tiettyjen rajat ylittävien palvelujen osalta lasku voidaan laatia viimeistään tapahtumaa seuraavan kuukauden 15. päivänä.
Jos jo lähettämäsi lasku kaipaa korjausta, älä vain kirjoita sitä uudelleen. ALV-lain 37 §:n 4 momentin mukaan laskuksi lasketaan myös asiakirja, joka korjaa alkuperäistä laskua ja viittaa siihen, ja näin hyvityslasku käytännössä toimii. Laadi uusi asiakirja, jossa viitataan alkuperäisen laskun numeroon.
Mitä eroa on PDF-laskulla ja e-laskulla, ja kuinka kauan niitä on säilytettävä?
PDF-lasku ja verkkolasku eivät ole sama asia. PDF on pohjimmiltaan laskun kuva; verkkolasku on koneellisesti luettava tiedosto. kirjanpitolain 7¹ §:n 7 momentti, sähköisen laskun oletetaan täyttävän vaatimukset, jos se on sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin EN 16931-1 mukainen. Koska 1. heinäkuuta 2025, kaupparekisteriin verkkolaskun vastaanottajaksi rekisteröitynyt kirjanpitoyksikkö voi vaatia myyjää lähettämään verkkolaskun, ja kaikkia EN 16931-1 -standardin mukaisia verkkolaskuja käsitellään automaattisesti standardin mukaisina.
Tämä ei tarkoita yleistä sähköisen laskutuksen vaatimusta kotimaisille yritysten välisille laskuille Virossa vuonna 2026. EU:n mukainen rajat ylittävä digitaalinen raportointivaatimus ViDA-paketti, lyhenne sanoista VAT in the Digital Age, koskee yritysten välisiä liiketoimia vasta 1. heinäkuuta 2030 alkaen.
Ennen kuin lähetät mitään, 60 sekunnin tarkistus riittää: laskun numero ja päivämäärä, ostajan nimi ja ALV-numero, toimituspäivämäärä, jos se eroaa laskun päivämäärästä, ALV euroina ja oikea veroviite tai huomautus. Säilytä sekä lähetetyt että vastaanotetut laskut... seitsemän vuotta sen tilikauden päättymisestä, jona tapahtuma on kirjattu lähdeasiakirjan perusteella.
Usein kysytyt kysymykset
Mitkä ovat vähimmäisvaatimukset jokaiselle B2B-laskulle Virossa vuonna 2026?
Jokaisen B2B-laskun on sisällettävä vähintään tapahtuma-aika, kuvaus taloudellisesta sisällöstä ja luvut (määrä, hinta, summa). Jos ostaja on kirjanpitoyksikkö, lisätään laskun numero ja osapuolten tiedot. Pakollista laskulomaketta tai allekirjoitusta ei vaadita.
Milloin ostajan ALV-numero on merkittävä laskuun?
Ostajan ALV-numero on annettava aina, kun ostajalle syntyy verovelvollisuus – esimerkiksi rajat ylittävissä EU-kaupoissa. Ilman voimassa olevaa ALV-numeroa 0% ei voi soveltaa ALV:tä.
Mikä on 160 euron sääntö ja milloin voidaan laatia yksinkertaistettu lasku?
Yksinkertaistettuja laskuja, joiden arvo on enintään 160 euroa, voidaan antaa vain henkilöliikenteestä, esimerkiksi pysäköintimittarin tai huoltoaseman kuittina. Tämä ei sisällä myymälän kassan kuittia.
Milloin verkkolaskuvelvoite tulee voimaan Viron yritysten välisessä liiketoiminnassa?
Kotimainen yritysten välinen verkkolaskutusvelvoite ei ole vielä tullut voimaan vuonna 2026. ViDA-paketin rajat ylittävä digitaalinen raportointivaatimus tulee voimaan 1. heinäkuuta 2030.