Īsāk sakot (TL;DR)

Ja jūsu uzņēmums nosūta Latvijas valsts vai pašvaldības iestādei tikai dažus rēķinus mēnesī, vienkāršākais un bezmaksas risinājums ir e-rēķins, kas izveidots portāla latvija.gov.lv e-adreses formā. Strukturēta e-rēķina pienākums B2G segmentā (uzņēmums–valsts iestāde) ir spēkā jau no 2025. gada 1. janvāra, un datu nosūtīšana VID kļuva obligāta B2G rēķiniem no 2026. gada 1. janvāra. B2B pienākums starp uzņēmumiem ar 2025. gada 5. jūnija likuma grozījumiem tika pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri. VID EDS XML augšupielāde un maksas operatori ir galvenokārt papildu kanāli, nevis pašpietiekams bezmaksas risinājums. E-adrese paliek vienkāršākais ceļš, kamēr rēķinu skaits nav liels.

Ko Latvijā saprot ar jēdzienu „e-rēķins”?

Latvijas Grāmatvedības likums definē e-rēķina jēdzienu precīzi: strukturēts elektronisks rēķins ir rēķins, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kas nodrošina tā automātisku un elektronisku apstrādi. Šī nav subjektīva prasība vai ieteikums, bet tehniska prasība, kas izriet tieši no likuma.

Praktiski tas nozīmē, ka rēķinam jābūt mašīnlasāmam XML failam (Extensible Markup Language, jeb strukturētas iezīmēšanas valodas fails, ko programmatūra spēj nolasīt pati bez cilvēka palīdzības), kas atbilst Eiropas standartam EN 16931 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai, kopīgam noteikumu kopumam, pēc kura visā Eiropā tiek būvēti mašīnlasāmi e-rēķini. PDF rēķins, lai cik korekti tas izskatītos, šo prasību neizpilda, jo tas ir dokuments cilvēka acīm, nevis strukturēts datu fails programmatūrai. E-pastā nosūtīts PDF rēķins Latvijas klientam joprojām var būt derīgs, bet tikai tad, ja šis klients nav starp tiem, kam strukturēts e-rēķins ir obligāts.

Kādi termiņi jāzina 2026. gadā?

Šeit rodas visvairāk neskaidrību, tāpēc šos trīs termiņus vērts turēt stingri atsevišķi.

B2G segments (uzņēmums valsts iestādei) ir obligāts no 2025. gada 1. janvāra. Ja jūsu klients ir budžeta vai pašvaldības iestāde, jums jau tagad jānosūta strukturēts e-rēķins, ne PDF. Līgumiem, kas noslēgti pirms 2025. gada beigām, likums pieļauj pārejas periodu, tomēr ne vēlāk kā līdz 2026. gada 1. janvārim arī šie rēķini jāpāriet uz e-rēķina formātu.

No 2026. gada 1. janvāra obligāta kļūst arī e-rēķina datu nosūtīšana VID (Valsts ieņēmumu dienestam, Latvijas nodokļu administrācijai) par B2G rēķiniem. Šis ir atsevišķs pienākums no rēķina nosūtīšanas. Rēķins var būt nosūtīts pareizi, bet dati tik un tā jāsasniedz nodokļu administrāciju.

B2B (uzņēmums–uzņēmums) pienākums, kas sākotnēji bija plānots 2026. gadam, ar 2025. gada 5. jūnija likuma grozījumiem tika pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri. Laikā no 2026. līdz 2027. gadam B2B rēķinu datu nosūtīšana VID ir brīvprātīga, obligāta tā kļūst no 2028. gada 1. janvāra. Tātad, ja jūsu klienti ir privāti uzņēmumi, steigas šobrīd nav, bet pie tā vērts pierast jau tagad.

Kādas ir bezmaksas iespējas?

Iespēja Kam piemērota Ko tā dara Uz ko pievērst uzmanību
latvija.gov.lv e-adreses forma Atsevišķi rēķini, vienkārša pārdošanas rēķina struktūra Izveido, saglabā un nosūta e-rēķinu Peppol BIS Billing 3.0 formātā, dati VID tiek nosūtīti automātiski Nepieciešams aktīvs e-adreses konts, katrs rēķins jāievada manuāli
VID EDS XML augšupielāde Uzņēmumi, kuru grāmatvedības programmatūra spēj eksportēt XML Pieņem tikai XML formāta e-rēķina failu, pati rēķinu neizveido Piemērota datu nosūtīšanai, nav domāta rēķina sagatavošanai
VID API caur programmatūru Uzņēmumi, kuru grāmatvedības programmai ir savienojums ar VID E-Invoice API V2 Automātiska datu apmaiņa starp grāmatvedības programmu un VID Paredz, ka programmatūras ražotājs integrāciju jau izveidojis
Privāto uzņēmumu bezmaksas paketes Uzņēmumi, kas pārbaudījuši konkrētā rīka atbalstu Latvijas XML struktūrai un VID kanāliem Atšķiras no ražotāja uz ražotāju Pirms izmantošanas pārbaudiet, vai rīks atbalsta Latvijas struktūru un VID. To pieņemt par pašsaprotamu nedrīkst

E-adrese ir vienīgā iespēja, kas pati par sevi ir pilnīgs bezmaksas risinājums no sākuma līdz beigām. Pārējās ir galvenokārt nosūtīšanas kanāli vai jau paredz esošu programmatūru.

Kā nosūtīt 1200 eiro rēķinu pašvaldībai?

Pieņemsim, ka jūsu uzņēmums sniedz konsultāciju pakalpojumu un izraksta rēķinu par 1200 eiro pašvaldībai.

Visa procedūra ir bez maksas un, nosūtot caur e-adresi, izpilda gan strukturēta rēķina, gan VID iesniegšanas prasības. Taču jūsu uzņēmuma pašu grāmatvedības un glabāšanas pienākumi, tostarp arhivēšana, kontroles un atskaites, paliek jūsu atbildībā neatkarīgi no izvēlētā nosūtīšanas kanāla.

Kad bezmaksas ceļš beidzas?

E-adrese labi kalpo, kamēr sūtāt atsevišķus rēķinus ar vienkāršu struktūru. Problēmas rodas ar apjomu un atkārtošanos.

Apsveriet pāreju uz grāmatvedības programmatūras savienojumu vai maksas operatoru, ja:

  • mēnesī sūtāt desmitus vai simtus rēķinu, un manuāla ievade sāk prasīt pārmērīgi daudz laika;
  • rēķiniem ir daudz rindu vai jums nepieciešami atkārtoti izmantojami veidnes iestatījumi;
  • rēķinus sagatavo vairāki cilvēki, un jums nepieciešama lietotāju tiesību un apstiprināšanas ķēžu pārvaldība;
  • Peppol kanālā jums nepieciešama arī rēķinu saņemšana, ne tikai nosūtīšana;
  • vēlaties, lai e-rēķini nonāktu tieši noliktavas vai grāmatvedības datubāzē, bez manuālas pārcelšanas;
  • nepieciešams skaidrs revīzijas ceļš un automātiska arhivēšana, ko atsevišķa forma nenodrošina.

Arī latvija.gov.lv pati pamācības sadaļa saka to pašu: portāls piemērots organizācijām ar vienkāršām vajadzībām, savukārt lielākām organizācijām, kurām nepieciešama pilnīgi automātiska apstrāde, jāskatās API risinājumu vai maksas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju virzienā.

Kādas ir biežākās kļūdas?

Visbiežākā kļūda ir uzskatīt, ka B2B pienākums stājās spēkā 2026. gadā. Patiesībā tas pārcelts uz 2028. gada 1. janvāri, un 2026.–2027. gadā B2B datu iesniegšana VID ir brīvprātīga.

Otra kļūda: PDF rēķinu uzskata par e-rēķinu, jo tas izskatās korekts. Likuma izpratnē vērtējas tikai strukturēts, mašīnlasāms XML formāts. PDF nekad nav bijis tāds, neatkarīgi no izkārtojuma.

Trešā kļūda: pieņem, ka jebkurš internetā atrasts bezmaksas rēķinu generators automātiski atbilst Latvijas prasībām. Pirms izmantošanas pārbaudiet konkrēti, vai rīks atbalsta Latvijas XML struktūru un spēj nosūtīt datus VID. Pēc noklusējuma tas tā nav.

Ceturtā kļūda: domā, ka bezmaksas rīks pats atrisina visus pienākumus. Nosūtīšana caur e-adresi automātiski nodod datus VID, bet tas neatceļ uzņēmuma pašu grāmatvedības, glabāšanas un kontroles pienākumus. Tie paliek uzņēmēja atbildībā neatkarīgi no izvēlētā kanāla.

FAQ

Millal piisab Lätis e-arve saatmiseks tasuta e-adresest?

Kui saadad vaid mõne arve kuus Läti riigi- või omavalitsusasutusele ja arve struktuur on lihtne, piisab täiesti tasuta e-adresest latvija.gov.lv kaudu. See loob, salvestab ja saadab e-arve Peppol BIS Billing 3.0 formaadis ning edastab andmed VID-le automaatselt.

Millal muutub B2G e-arve kohustuslikuks Lätis 2026. aastal?

B2G-segmendis on struktureeritud e-arve kohustuslik juba alates 1. jaanuarist 2025. Alates 1. jaanuarist 2026 muutub kohustuslikuks ka e-arve andmete edastamine VID-le B2G-arvete puhul. Enne 2025. aasta lõppu sõlmitud lepingute puhul lubab seadus üleminekut edasi lükata, kuid hiljemalt 1. jaanuariks 2026 tuleb ka nende arvetega e-arvele üle minna.

Kas PDF-arve loetakse Lätis e-arveks?

Ei. Läti raamatupidamisseaduse kohaselt peab e-arve olema struktureeritud masinloetav XML-fail, mis vastab Euroopa standardile EN 16931 ja Peppol BIS Billing 3.0 spetsifikatsioonile. PDF-arve, ükskõik kui korrektselt see välja näeb, ei täida seda nõuet.

Millal lükati B2B e-arve kohustus Lätis edasi?

Algselt 2026. aastaks plaanitud B2B e-arve kohustus lükati 2025. aasta 5. juuni seadusemuudatusega edasi 1. jaanuarile 2028. Ajavahemikul 2026–2027 on B2B-arvete andmete VID-le edastamine vabatahtlik.