Raamatupidajale: miks soovitada väikeettevõttest kliendile tasuta arveprogrammi?
Lühidalt: kui sinu väikeettevõttest klient haldab arveid Bilnexis, jõuavad nii müügi- kui ostuarved sinuni korrektsete andmetena. Mitte Wordi-failide, Exceli tabelite ega kuu lõpus saabuva PDF-hunnikuna. Klient saab tasuta arveprogrammi. Sina saad vähem käsitööd ja kiirema töövoo. Ja kuna Eesti, Läti ja Leedu liiguvad kõik e-arvete ja andmepõhise maksuaruandluse suunas, kasvab selle olulisus iga aastaga.
See artikkel on mõeldud raamatupidamisteenuse pakkujatele: büroodele ja iseseisvatele raamatupidajatele, kes peavad raamatupidamist kümnetele väikestele klientidele korraga. Ühe mehe OÜd, mikroettevõtted, väikesed firmad. Oma raamatupidajat neil pole, finantsosakonnast rääkimata. Arveid teevad nad ise, põhitöö kõrvalt ja siis, kui aega üle jääb.
Just neil on töö kõrvalt kõige vähem aega arvete vormistamiseks ja haldamiseks. Ja just nende algandmete korda tegemine ja taga ajamine sööb raamatupidaja töötunde, mis tihti kliendi arvele ei jõuagi.
Vaatame, miks tasub sellistele klientidele Bilnexi soovitada, mida see sinu igapäevatöös muudab ja kuidas koostööd praktikas alustada.
Miks väikeklientide arved raamatupidajalt nii palju aega nõuavad?
Väikeettevõtte raamatupidamine ei ole keeruline mahu pärast. Keeruline on see, et algandmed tulevad igast suunast. Üks klient teeb arveid Wordis. Teine Excelis. Kolmas mõnes veebigeneraatoris ja neljas saadab kuu lõpus paberitest telefoniga tehtud pilte või laeb neid ülesse jagatud kasuta.
Tulemus on tuttav igale raamatupidajale, kes teenindab väikeseid kliente:
- arvenumbrid ei ole järjest ja keegi ei mäleta, miks;
- käibemaksumäär on valesti või puudub hoopis;
- ostja registrikood või käibemaksukohustuslase number on puudu;
- arved jõuavad sinuni alles siis, kui deklaratsiooni tähtaeg juba hingab kuklasse;
- sama info tuleb käsitsi uuesti mõnda tarkvarasse sisestada.
Iga selline viga tähendab kirja kliendile. Siis ootamist. Siis parandamist. Väikese kliendi puhul on just see tagaajamine see, mis teenuse kasumlikkuse vaikselt ära sööb. Ja kui kätte jõuab majandusaasta aruande esitamise hooaeg, pole aega kellagi vaadata.
Mis muutub: arveandmed liiguvad maksuametisse kõigis Balti riikides
Arve ei ole enam lihtsalt dokument, mis kliendile saadetakse. Eestis, Lätis ja Leedus jõuavad arveandmed üha otsemalt maksuhaldurini. Tempo ja tööriistad on riigiti erinevad, suund on sama.
| Country | Mis juba kehtib | Mis on tulemas |
|---|---|---|
| Estonia | Alates 1.07.2025 võib ostja nõuda e-arvet. | Alates 2027. aasta aprilli maksustamisperioodist esitatakse KMD vormi asemel tehinguandmed ja MTA koostab deklaratsiooni ise. |
| Latvia | Avaliku sektori arved on struktureeritud e-arved ja alates 2026. aastast esitatakse nende andmed VIDile. | Alates 1.01.2028 peavad Läti ettevõtete omavahelised arved olema struktureeritud e-arved ja nende andmed jõuavad VIDi. |
| Lithuania | Käibemaksukohustuslased esitavad väljastatud ja saadud arvete andmed VMIle i.SAF-i kaudu. | Üldist B2B e-arve kohustust veel ei ole, kuid ELi ViDA pakett liigub samas suunas. |
Ühine joon on lihtne. Maksuhaldur ei taha enam valmis aruannet, ta tahab algandmeid. Ja need sünnivad arve koostamise hetkel.
Mida see raamatupidajale tähendab? Viga, mille sa varem deklaratsiooni koostades märkasid ja ära parandasid, jõuab nüüd otse maksuametisse. Mida korrektsemalt kliendi arved sünnivad, seda vähem jääb sulle hiljem koristada.
Allikad: MTA, andmepõhine käibedeklaratsioon, Raamatupidaja.ee, 22.09.2026, Sovos, Läti e-arve kohustus, Euroopa Komisjon, e-arved Leedus
6 põhjust, miks raamatupidaja võiks kliendile Bilnexi soovitada
1. Kliendile tasuta, sulle lihtsam
Bilnex on tasuta arveprogramm väike- ja keskmise suurusega ettevõtetele. Väikese ettevõtja jaoks loeb see palju. Sa ei pea klienti veenma uut kuutasu maksma ainult selleks, et sinu enda töö lihtsamaks läheks. „Hakka arveid tegema siin, see ei maksa midagi“ läheb läbi kordades kergemini kui „osta see tarkvara“.
2. Ostu- ja müügiarved ühes kohas
Bilnexis saab teha nii müügi- kui ostuarveid. Müügiarve läheb välja just selles formaadis, mida ostja vajab: e-arvena, Peppol invoices, kaudu või PDF-ina e-postiga. Ostuarved võtab klient vastu otse Bilnexis. PDF-id saab digiteerida sekunditega AI abil. Meilimanuste hunnik kuu lõpus jääb ära.
Sinu jaoks tähendab see, et kliendi kogu arvevoog, nii sisse- kui väljaminev, on ühes kohas.
3. Arved sünnivad õigesti juba esimesel korral
Programmis koostatud arvel on kohustuslikud väljad olemas. Kui arve saadetakse e-arvena või Peppoli kaudu, kontrollitakse ka ostja andmeid, sest arve liigub ühest süsteemist teise ja peab õigesse kohta kohale jõudma. Sinu jaoks tähendab see vähem kirju stiilis „palun saada parandatud arve“.
4. Andmed liiguvad tarkvarasse, mitte kausta või mailboxi
Bilnexi saab ühendada kliendi majandustarkvaraga ja arved jõuavad sinna ise. Andemete ümbertoksimist ei ole. Kui sinu tarkvaral valmis liidest veel pole, saab tarkvara pakkuja selle Bilnexi avatud API abil ise ehitada.
Valmis liidesed on täna (november 2026) olemas järgmiste tarkvaradega:
| Country | Majandustarkvara |
|---|---|
| Estonia | Sea, SmartAccounts, SimpleBooks, e-arveldaja |
| Latvia | Jumis |
| Lithuania | Rivilė, Site.pro |
Uusi liideseid lisandub pidevalt.
5. Valmis e-arveteks ja andmepõhiseks aruandluseks
Eesti andmepõhine KMD, Läti 2028. aasta e-arve kohustus ja Leedu i.SAF tähendavad kõik sama asja: korrektseid ja struktureeritud arveandmeid. Bilnex toetab Peppoli e-arve formaati kõigil turgudel. Kliendi arved on seega riiklikeks ja rahvusvahelisteks e-arve nõueteks valmis juba täna. Eesti ettevõtetel on Bilnexis lisaks olemas KMD esitamise automaatika juba täna.
6. Sa näed kliendi seisu ilma küsimata
Raamatupidajana saad ligipääsu kliendi Bilnexi kontole ja näed tema arveid otse seal. Jooksvalt. Pole vaja oodata kuu lõpuni, millal klient need lõpuks saata jõuab.
Kuidas kliendiga koos Bilnexi kasutama hakata
- Alusta klientidest, kellele see kõige rohkem aega säästab. Näiteks need, kes teevad arveid praegu Wordis või Excelis ja saadavad need sulle kuu lõpus korraga. Seal võidavad kõige rohkem nii sina kui klient.
- Soovita Bilnexi järgmise kuu algusest. Kuu vahetusel algavad arvenumbrid ja aruandlusperiood puhtalt lehelt.
- Pange seadistus koos paika. Vaadake üle ettevõtte andmed, käibemaksukohustuse staatus, arvenumbrite loogika ja maksetingimused. Pool tundi alguses säästab hiljem mõlema aega.
- Leppige kokku, kuidas andmed sinuni jõuavad. Kas saad ligipääsu kliendi Bilnexi kontole või liidestatakse Bilnex majandustarkvaraga.
- Vaadake esimese kuu lõpus koos üle. Kui midagi vajab täpsustamist, seadistate selle ühe korra ja edasi töötab kõik iseenesest.
Frequently asked questions
Kas Bilnex on raamatupidamisprogramm?
Ei. Bilnex on arveprogramm, kus ettevõte koostab ja saadab müügiarveid ning võtab vastu ja digiteerib ostuarveid. Raamatupidamine jääb raamatupidajale ja tema majandustarkvarasse. Bilnex hoolitseb selle eest, et arveandmed jõuaksid sinna korrektselt.
Kas Bilnex on tõesti tasuta?
Jah, Bilnex on tasuta arveprogramm. Kuni 2026. aasta lõpuni on Bilnex kõigile tasuta. Ka edaspidi jääb alles tasuta pakett, millel on teatud piirangud.
Kellele Bilnex sobib?
Ühe mehe OÜdele, mikro- ja väikeettevõtetele, kes teevad arveid regulaarselt, aga täismahus majandustarkvara ei veel ei vaja. Või keskmise suurusega ettevõtted, kes soovivad mugava arveldusautomaatika (nt AI digiteerimine) liidestada oma majandustarkvaraga.
Miks peaks raamatupidaja seda kliendile soovitama?
Sest korrektsed ja ühtses formaadis arveandmed vähendavad raamatupidaja käsitööd ja vigade parandamisele kuluvat aega. Eesti, Läti ja Leedu liiguvad kõik andmepõhise maksuaruandluse suunas, nii et korrektsete algandmete väärtus ainult kasvab.
Kuidas jõuavad arveandmed raamatupidajani?
Kahel moel. Raamatupidaja võib saada ligipääsu kliendi Bilnexi kontole ja näha arveid otse seal. Teine võimalus on liidestada Bilnex kliendi majandustarkvaraga, siis jõuavad arved raamatupidaja tarkvarasse ise. Kui tarkvaral Bilnexiga valmis liidest pole, saab tarkvara pakkuja selle Bilnexi avatud API abil ise luua.
Milliste majandustarkvaradega Bilnex liidestub?
Valmis liidesed on olemas järgmiste tarkvaradega: Eestis Merit Aktiva, SmartAccounts, SimpleBooks ja e-arveldaja, Lätis Jumis ning Leedus Rivilė ja Site.pro. Kui sinu tarkvara nimekirjas pole, saab tarkvara pakkuja liidese ise luua Bilnexi avatud API abil.
Kas Bilnexis saab ka ostuarveid hallata?
Jah. Ostuarved saab vastu võtta otse Bilnexis ja PDF-arved digiteerida ehk automaatselt sisestada AI abil. Müügiarveid saab välja saata e-arvena, Peppoli kaudu või PDF-ina.
Kas e-arved muutuvad Baltikumis kohustuslikuks?
Osaliselt juba on. Eestis võib ostja e-arvet nõuda alates 2025. aasta juulist ja 2027. aasta aprillist muutub käibedeklaratsioon andmepõhiseks. Lätis muutuvad ettevõtetevahelised e-arved kohustuslikuks 1. jaanuaril 2028. Leedus üldist e-arve kohustust veel ei ole, kuid arveandmed jõuavad maksuametisse i.SAF-i kaudu juba praegu. Bilnex toetab Peppoli e-arve formaati kõigil turgudel.
Summary
Väikeklientide raamatupidamises ei võta aega arvutamine, vaid see, et arved on laiali eri failides ja eri formaatides. Kui klient haldab arveid Bilnexis, on kogu arvevoog ühes kohas. Klient saab tasuta tööriista, mis lihtsustab tema igapäevatööd. Sina saad korrektsed andmed, mida ei pea enam käsitsi kokku koguma. Ja kuna arveandmed liiguvad kõigis Balti riikides üha otsemalt maksuametisse, muutub see koostöö iga aastaga väärtuslikumaks.
Alusta ühest kliendist, kellele see kõige rohkem aega säästaks. Kuu pärast näete mõlemad, kui palju lihtsamaks töö läks.